Dicas para realizar eventos virtuais, presenciais e híbridos

Nos últimos anos, os eventos virtuais prosperaram. Os eventos presenciais estão de volta, mas é importante ter em mente que os eventos virtuais não surgiram do nada. Muitos de nós já fazíamos vários eventos online diferentes, mesmo antes de eles se tornarem populares. Muitas comunidades realizaram hackathons, triagem de bugs e problemas, webinars e assim por diante, como eventos virtuais. Eles reuniram membros da comunidade para colaboração e educação. Os eventos virtuais melhoraram desde então, em grande parte por necessidade, e acho que todos aprendemos muito. Neste artigo, considero como os eventos virtuais e físicos podem coexistir para proporcionar uma experiência de evento aprimorada para todos.

Custos e multidões

Não acho que alguém queira voltar aos dias em que todos os eventos aconteciam nas telas. Mas os eventos virtuais têm vantagens importantes em comparação com os eventos presenciais. Para começar, é relativamente fácil iniciar um evento virtual, pois muitas vezes você não precisa de muito além de plataformas de reunião e streaming. Pode ser tão básico quanto a transmissão ao vivo de uma plataforma de chat de vídeo. Isto é especialmente útil para pequenas comunidades que não têm um grande orçamento para eventos. Na verdade, uma plataforma de eventos virtuais oferece uma oportunidade de construir um público antes de você começar a fazer investimentos significativos em eventos presenciais.

O custo mais baixo e os obstáculos logísticos das reuniões virtuais não se aplicam apenas ao organizador do evento. É importante para os participantes e membros da comunidade também. Um encontro típico provavelmente durará de 60 a 90 minutos. Todos ficam sempre dispostos a viajar 30 minutos em cada sentido para chegar ao local da reunião? Um encontro em formato virtual pode diminuir a barreira de participação dos participantes. Acho que esse é um dos motivos pelos quais muitos encontros continuam em formatos virtuais hoje.

O custo de realizar eventos virtuais é muito menor, portanto há baixo risco de experimentar diferentes conteúdos, formatos, públicos-alvo e assim por diante. Mesmo que um novo evento não seja um grande sucesso, você não terá que investir um grande orçamento em local, equipamentos, pessoas, viagens e assim por diante. E você pode obter algum aprendizado valioso com o evento, não importa o que aconteça.

Eventos práticos

Além disso, existem algumas atividades adequadas para eventos virtuais. Coisas como documentação e triagem de bugs são cruciais em comunidades de código aberto. Apesar disso, a maioria das pessoas os vê mais como tarefas que preferem evitar. Por que não ter um curto período de um ou dois dias em que os membros da comunidade se reúnam on-line para que possam trabalhar juntos nessas tarefas e, ao mesmo tempo, apoiar uns aos outros?

Eventos híbridos

Muitos eventos estão se tornando híbridos agora, com componentes presenciais e virtuais. Por híbrido, não me refiro apenas à transmissão de sessões presenciais a partir de instalações de conferências. Muitos têm trilhas separadas para participantes presenciais e virtuais. FOSDEM 2023 é um ótimo exemplo de evento híbrido, com salas online separadas.

Alguns utilizam trilhas virtuais para eventos do “Dia 0” (orientação, reuniões da equipe do projeto, encontros e assim por diante). Dessa forma, as pessoas que não puderem viajar para a conferência presencial ainda poderão participar dos primeiros eventos. Ao ter uma faixa virtual separada, você pode reduzir potencialmente a duração total da conferência presencial. Isso significa que as pessoas não precisam ficar longe de casa enquanto for um evento 100% presencial.

O que fazer e o que não fazer

Aqui estão algumas dicas baseadas na minha experiência de participação e organização de eventos virtuais.

• NÃO têm a mesma estrutura dos eventos presenciais. Quando você tem um evento online, você não gostaria de pedir ao público que assistisse a um dia inteiro de apresentações. É difícil para a maioria das pessoas ficar olhando para as telas por um longo período de tempo. Se você tiver mais de quatro horas de conteúdo, considere distribuir o evento por alguns dias para que os participantes só precisem assistir a no máximo algumas horas de apresentações por dia. Você também nem sempre precisa adicionar intervalos entre as sessões em eventos virtuais porque as pessoas não estão se mudando para salas diferentes. Na verdade, ao mudar rapidamente para a próxima sessão, é menos provável que você perca participantes entre as apresentações.

• NÃO coloque uma parede ao redor do conteúdo após o evento. Recentemente me inscrevi e participei de um evento e fui informado que os slides e as gravações estariam disponíveis algumas semanas após o evento. Quando voltei à página do evento, algumas semanas depois, ela me pediu para me cadastrar com meu endereço de e-mail para ter acesso ao conteúdo! Eu entendo o desejo das pessoas de coletar leads. Mas se as pessoas já tiveram que se inscrever no evento, ou se o evento foi transmitido ao vivo, não é apropriado pedir-lhes que compartilhem suas informações de contato. Em vez disso, torne o conteúdo acessível a qualquer pessoa.

• NÃO forçar a participação síncrona dos participantes. Um dos principais benefícios dos eventos virtuais é que é mais fácil para todos comparecer ou participar. Se uma pessoa não puder assistir a uma apresentação ao vivo, forneça maneiras de interagir com os apresentadores e outros participantes de forma assíncrona.

• FAZER disponibilizar conteúdo antes dos eventos. Os eventos online facilitam a participação assíncrona dos membros da comunidade. Coisas como publicar slides ou páginas de perguntas e respostas com antecedência permitem que os participantes revisem o conteúdo e postem perguntas que os apresentadores possam abordar durante e após a sessão. Além disso, se você estiver realizando um workshop prático, publicar um guia de preparação antes do evento permite que os participantes configurem seu ambiente para que seja mais fácil acompanhar durante a apresentação e brincar em sua sandbox.

• FAZER tenha apresentadores disponíveis para sessões assíncronas de perguntas e respostas. Alguns dos eventos virtuais de que gostei tinham canais dedicados de perguntas e respostas (Mattermost ou Discourse são ótimas opções de código aberto), onde você poderia interagir com os apresentadores bem após o término da sessão. Em uma conferência presencial, muitas vezes você fica limitado a um intervalo de 10 ou 15 minutos após a sessão para conversar com o apresentador. Os eventos virtuais permitem que você tenha um canal de perguntas e respostas disponível por alguns dias após o evento. Isso permite que participantes síncronos e assíncronos se comuniquem com os apresentadores.

O melhor dos dois mundos

Estou definitivamente feliz que os eventos presenciais estão de volta e posso ver meus amigos de código aberto novamente na vida real. No entanto, não acho que precisamos deixar completamente os eventos virtuais para trás. Em particular, eventos híbridos com “pistas virtuais” podem tornar os eventos acessíveis a mais membros da comunidade e ajudá-lo a alcançar um público mais vasto. Acho que a sociedade aprendeu algumas lições importantes, por isso vamos fazer bom uso delas.